トコスエンタプライズ株式会社

文字サイズ

リモートワーク構築運用+助成金活用

 コロナウイルスの発生により時差通勤、リモートワークやソーシャルディスタンスが求められる中、従業員の罹患防止対策と経済活動の両面のバランスに経営者は苦慮されていることと思います。
当社では、大企業で導入が進んでいたリモートワークシステムの高度なものから、事業継続に向けて時代の要求に効率よく対応しようとする中小企業向けのものまで、企業様の特徴に合わせた規模感、使い方について最適なシステムをご提案するよう心がけています。 また、国や外郭団体、自治体から支給される助成金の申請方法もアドバイスすることができます。

下記に当社が提案するノウハウの一部を掲載させていただきます。

セキュリティに配慮した通信環境の構築

ITに詳しい方は会社PCを起動したままリモートする方法を執る方もおりますが最低限暗号化通信には気を配るべきです。 下記のどちらも自宅や外出先のネット環境を通じて、暗号化によるセキュア且つダイレクトに会社のネットワークにつながります。それぞれにメリットとデメリットがありますのでニーズに応じて導入を検討ください。

シンクライアント接続

専用ソフトをPCにインストールして利用します。基本的に1PCにつき1IDとなります。NTTなどの通信会社の専用回線を通じて利用するため安定した接続状況が期待できますがやや高めのランニングコストが掛かります。

暗号化リモートデスクトップ接続

USBスティックタイプのため、モバイルPCやPC自体を持ち歩かずにホテルなどのレンタルPCに挿して利用することも可能です。基本的に買切商品のためランニングコストを抑えられますが若干通信環境に影響されやすいようです。

この他にルーターの機能を使ったVPNソフトなどがあり、初期投資額やランニングコスト、運用する方のスキルにより変わってきます。当社ではご予算や規模、実現したい機能、重要度などを分析した上で使い分けることを推奨しています。

パソコンの選択

会社PCを持ち運び可能な小型軽量ノートPCに統一する方法と、普段から職種に応じてモバイルやタブレットを支給した上で、規程改訂・補助金支給などで私物PCの利用を求める方法など、企業の考え方によりさまざまです。

ノートパソコン集約型

会社PCを全てノートPCにする考え方です。リモートワーク時や出張時には持って行きます。管理しやすいですが小型のため中堅や事務の方には少し辛く、増設モニターやフルキーボードを購入するなどのコストも掛かるようです。

デスクトップ・モバイル併用型

会社もしくは事務や管理職は省スペースPCに大型モニターとフルキーボード。営業や技術にはモバイルPCやタブレットを支給する考え方です。運用管理にコストと手間がかかりますが効率性は高くなります。

会社内にさまざまな役割がある中、それぞれの生産性を落とさずにリモートワークに投資を図っていくのは苦慮するところです。当社では、フリーアドレスデスク化やABW化なども併用して行い、役割に応じた丁寧な職場環境を構築することが結果的にストレスフリーで効率の良いオフィス環境を演出できるものと推奨しています。

プリンターやFAXの選択

リモートワークに際して会社の資料を抱えて家に持ち帰る方もいますが緊急時とは言えリスクの高い行動です。 基本的なセキュリティの考え方は会社の情報は会社から出さないが原則。多くのリモートワークツールも家などのリモート先では印刷ができないのが一般的です。

複合機追加オプション

多くの複合機ではオプションによりコンビニで会社の書類が印刷できたり、届いたFAXを自動的にPDF化して閲覧できたり、特定のメールアドレスに転送してくれたりするものがあります。標準装備していることもあるので今一度複合機の機能を確認しましょう。

クラウドFAX

ランニングコストは掛かりますがクラウド型のFAXサービスがあります。FAXが届いたら登録していたメールアドレスに受信をお知らせしてダウンロードすることができまるサービスです。

情報共有ツール

これまで大企業を中心に利用されていた Microsoft Teams や Slackなどの利用者が増えてきました。既にWordExcelなどのoffice365を利用されている場合は僅かな差額で導入が図れます。

その他の意外な盲点

せっかくリモートワーク環境を整備しても社内のネットワーク環境が悪いと切断されたり安定しません。HUBやLANケーブルが設置当時のままの見過ごされていないか確認しておくことをお薦めします。

国や外郭団体、自治体から交付される助成金

リモートワークに限らずITの最新化については国などから緊急助成金が多く発表されています。締切は幾度も延長され、条件も緩和されてきています。かなりの手間と労力が必要となりますがトライすることをお薦めします。

ここに記載したノウハウは一部です。
企業様ごとにストロングポイントやプライオリティが異なります。 まずは充分なヒアリングにて現状確認をさせていただき、経営者がお考えになる方向性、投資範囲、スケジュール感など、総務・企画・情報管理のご担当者と最適解を導き出す努力を共にさせていただければと存じます。